Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Организация закупок является ключевым фактором для успешного бизнеса, независимо от его масштаба. Для малых компаний подобные задачи обычно выполняются руководством и их ассистентами, но с увеличением предприятия такой подход становится неоправданным, поскольку требует слишком большого количества времени и человеческих ресурсов. В таком случае лучшим решением будет автоматизация процесса закупок. В данной статье мы расскажем, что это такое и почему использование автоматизированной системы станет значительным преимуществом для вашего бизнеса.

Автоматизированные закупки – что это и какие преимущества они предоставляют?

Основная цель автоматизации процесса закупок в компании – повышение эффективности работы отдела закупок и всей организации в целом. Для достижения этой цели используется специализированное программное обеспечение, которое позволяет руководству компании собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять планы, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Кроме того, автоматизированная система закупок позволяет владельцу бизнеса анализировать продажи и контролировать выполнение плановых показателей.

Программа автоматизированных закупок является ценным сотрудником компании, который не допускает ошибок, не опаздывает, не требует зарплаты и работает гораздо быстрее отдела закупок в целом. Автоматизация закупок на предприятии позволяет сократить затраты на 15-16% и ускорить процесс закупки на 20-30%. Это также повышает прозрачность алгоритма и помогает избежать сомнительных операций со стороны закупщиков.

Кроме того, автоматизация закупок помогает руководству фирмы контролировать деятельность сотрудников и поставщиков, а также позволяет видеть, насколько эффективно они работают. Данные об аккумулируются в единой системе, что помогает избежать потерь документации и предоставляет возможность ее хранения в упорядоченном комплекте. Более того, компании, которые автоматизируют закупки, увеличивают количество поставщиков, что создает между ними конкуренцию и повышает вероятность предложения товаров или услуг на более выгодных условиях без ущерба для качества.

Одним из недостатков автоматической организации процесса закупок является необходимость обучать сотрудников работе с системой. В небольшой фирме это можно осуществить довольно легко, в то время как в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть более сложным заданием. Однако, компании, специализирующиеся на установке и внедрении таких систем, предоставляют презентации и гайды для работы с ними.

Например, автоматизация складского хозяйства в компании "Вимм-Билль-Данн" позволила сократить количество возвратов продукции практически на 50%, увеличить количество обрабатываемых заказов на треть и повысить точность работ с 77% до 99%.

Современные компании имеют специфические бизнес-процессы, которые определяются их индивидуальными потребностями. Это затрагивает и системы автоматических закупок. В случае, если головной офис использует SAP, а филиал - 1С ERP, необходимо внести изменения и связать эти системы для обеспечения полной автоматизации закупок. Конечно, можно ограничиться локальными базами данных, но их использование имеет определенные недостатки:

• Конфиденциальность может быть нарушена, так как существует риск кражи или потери информации. Хакерские атаки на базы данных - дело не редкое, и многие известные базы данных не могут похвастаться надежной защитой.
• Высокие менеджеры не могут быстро получить доступ к необходимой информации, такой как история закупок, отчеты и результаты. Оперативность - важный аспект бизнеса.
• Взаимодействие с поставщиками происходит по почте или телефону, что может привести к потере истории коммуникации. Эта информация значима как для анализа результатов сотрудничества, так и для использования в качестве доказательства в случае возникновения спора с бизнес-партнерами.
• Приходится тратить много времени на создание писем и документов, так как нет специализированного шаблонного хранилища. Это усложняет и замедляет работу, что может отразиться на продуктивности бизнеса.

Поэтому использование локальных баз данных подходит только новым предпринимателям. Как только бизнес развивается, они становятся непрактичными. Сегодня существуют автоматизированные системы закупок, которые позволяют решить все перечисленные выше проблемы и сделать процесс более эффективным и оперативным.

Особенности внедрения систем

При внедрении системы автоматизированных закупок необходимо следовать нескольким этапам. Вначале важно изучить бизнес-процессы в компании, чтобы проектирование и разработка системы были выполнены грамотно. Большое значение имеет также программное обеспечение фирмы, так как некачественное оборудование может не справиться с высокой нагрузкой. Однако специалисты, занимающиеся внедрением систем автоматизированных закупок, учитывают подобные особенности и могут предложить индивидуальное решение.

После установки автоматизированной системы организации закупок необходимо подготовить сотрудников к работе с ней. Вариант доступа к системе может быть предоставлен как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, ответственным за организацию закупок в компании. Если в компании имеется несколько подразделений, то установку такой системы необходимо проделать на каждом из них. Чтобы ознакомить сотрудников с новым инструментом без лишней спешки и убедиться в качестве работы, оптимальным вариантом является запуск системы в тестовом режиме.

Внедрение автоматизированной системы проведения закупок может показаться сложным процессом, но на самом деле это не так. К тому же компании, занимающиеся внедрением подобных систем, предоставляют отделы технической поддержки, где можно получить ответы на профильные вопросы. Главное при этом - выбрать проверенного поставщика услуг внедрения систем автоматизированных закупок.

Фото: freepik.com